Nghiên cứu trường hợp của Harry

Trụ sở cũ của Harry về cơ bản là một phòng làm việc rộng 280m2 ở khu phố SoHo của New York. Không gian hoạt động đủ tốt trong những ngày đầu thành lập công ty. Văn phòng mở mang đến sự tương tác, và vì không có nhiều nhân viên nên có đủ không gian để mọi người tách mình ra khỏi cuộc xung đột. Nhưng vào thời điểm công ty phát triển với đội ngũ 65 người, nơi làm việc đã mất đi phần nào sức hấp dẫn của nó. Các nhà phân tích kinh doanh nheo mắt nhìn vào bảng tính cùng với các đại diện dịch vụ khách hàng trò chuyện, và các mẫu sản phẩm và vật liệu đóng gói tràn ra khu vực tiếp tân.

Scott Newlin, Giám đốc thiết kế của công ty chăm sóc tóc nam, nhớ lại: “Thật là bận rộn. Tất cả năng lượng tạo động lực rất tốt, nhưng nó cũng ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn khi bạn chỉ đang cố gắng nói chuyện qua điện thoại mà không được.”

Không hiệu quả: Chi phí thực hiện

Bị cản trở bởi tiếng ồn ào của cuộc trò chuyện và hoạt động, mọi người tìm nơi ẩn náu ở hành lang bên ngoài và cầu thang để trò chuyện và gọi điện thoại riêng. Các cuộc họp là một vấn đề khác. Chỉ có hai phòng họp để chia sẻ, mọi người buộc phải tập trung trong thang máy chở hàng.

Jeff Raider, đồng sáng lập và đồng giám đốc điều hành của Harry cho biết: “Chúng tôi gặp nhau ở đó vào giữa mùa đông, mặc áo khoác mùa đông và ngồi ở một chiếc bàn nhỏ bằng bìa cứng được dựng ở giữa. Vào thời điểm đó, chúng tôi biết rằng chúng tôi cần nhiều không gian chung hơn.”

Không chỉ là sự bất tiện của việc gặp gỡ trong thang máy đã khiến công ty phải tìm kiếm chỗ ở mới. Văn phòng của Harry đang kìm hãm sự sáng tạo hợp tác đã giúp công ty khởi nghiệp phát triển từ hai chàng trai với ý tưởng cải thiện trải nghiệm cạo râu thành một doanh nghiệp đang bùng nổ.

Raider nói: “Rất ít cá nhân trong công ty của chúng tôi có thể nhìn thấy một dự án từ đầu đến cuối. “Nó hầu như luôn liên quan đến nỗ lực của cả nhóm. Nhưng trong không gian cũ của chúng tôi, chúng tôi đã bị hạn chế. Chúng tôi phải dành phần lớn văn phòng cho các không gian làm việc và bàn làm việc riêng lẻ, không có nhiều chỗ để mọi người tụ tập lại với nhau.”

Văn phòng cũng cản trở hiệu quả làm việc của nhân viên. Đã mất hàng giờ để gửi email qua lại để lên lịch các cuộc họp trong phòng họp duy nhất. Và với dung lượng lưu trữ hạn chế – được đặt cách xa không gian làm việc – mọi người phải chạy theo vòng tròn để hoàn thành các tác vụ đơn giản.

Nhiều nhân viên đã học được cách đối phó với những cạm bẫy của một văn phòng phát triển quá nhanh, nhưng đối với những người mới và những nhân viên tiềm năng, những phiền toái nhỏ này dường như quá sức chịu đựng.

Newlin nói: “Chúng tôi đã có một vài người quan tâm đến việc làm việc cho công ty. Tôi nghĩ rằng không gian cũ và sự ồn ào, năng lượng và sự sôi nổi của nó thực sự là thứ mà họ phải ngồi và suy nghĩ xem liệu họ có thể làm việc trong một không gian như vậy hay không.”

Thông tin chi tiết mới thông qua khám phá

Đã đến lúc cần một cơ sở mới và một cách suy nghĩ mới về nơi làm việc. Harry’s đã làm việc với Studio Tractor và Herman Miller để thiết kế không gian mới rộng 2.415 m2. Và bởi vì Harry muốn tránh những khó khăn mà công ty gặp phải trong không gian cũ, công ty đã tìm đến Herman Miller và khuôn khổ Living Office để hiểu rõ hơn về cách mọi người làm việc, xác định các loại cài đặt sẽ hỗ trợ hoạt động của họ và tạo ra một nơi làm việc mà bất cứ ai cũng sẽ tự hào được cư trú.

Để bắt đầu cuộc hành trình này, Herman Miller đã hướng dẫn Harry’s thông qua quy trình Khám phá Văn phòng Sống, giúp các công ty xác định mục đích, động lực kinh doanh, đặc điểm và hoạt động của họ. Điều này cho phép một tổ chức và các đối tác thiết kế của tổ chức ưu tiên các cài đặt sẽ hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của mọi người và doanh nghiệp, đồng thời tạo ra một nơi làm việc với sự kết hợp phù hợp giữa các không gian này.

Các nhà lãnh đạo công ty đã bắt đầu quá trình này bằng cách xác định các mục tiêu chính của tổ chức mà họ hy vọng nơi làm việc mới sẽ giúp họ thăng tiến. Chúng bao gồm thúc đẩy chia sẻ kiến ​​thức, nâng cao hiệu quả, thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu.

Tiếp theo, các nhóm tập trung vào nhân viên đã gặp nhau để xác định các khía cạnh của đặc điểm tổ chức – đó là chính thức hay không chính thức, thống nhất hay đa dạng – và xác định và ưu tiên các hoạt động công việc hàng ngày. Các nhóm tập trung đã phát hiện ra một vài điều bất ngờ trên đường đi.

Từ những phát hiện đến Floorplans

Tiết lộ đầu tiên là mong muốn của nhân viên đối với tổ chức – và văn phòng của họ – trở nên trang trọng hơn. Sau khi làm việc trong một văn phòng lộn xộn, có kế hoạch mở không hỗ trợ các hoạt động của họ, nhân viên của Harry khao khát có cơ cấu, tổ chức và hiệu quả hơn.

“Là một nhóm đang làm việc trong một không gian nhỏ không có bức tường, ranh giới hay khu vực dành cho các nhiệm vụ cụ thể – nghĩa đen chỉ là một kế hoạch mở – tôi nghĩ rằng điều cuối cùng xảy ra là bạn có cảm giác như mình đang nắm bắt cấu trúc, ”Newlin nói. “Các văn phòng tư nhân bắt đầu nghe có vẻ hay vào thời điểm đó.”

Phát hiện thứ hai và không kém phần quan trọng là không gian của họ không hỗ trợ đầy đủ các hoạt động mà mọi người thực hiện trong ngày – tạo sản phẩm mới, trả lời email và gọi điện thoại, trò chuyện nhanh và trò chuyện lâu hơn, cùng nhau giải quyết vấn đề, v.v. một vài.

Newlin cho biết: “Thông qua quá trình khám phá, chúng tôi đã thực sự chia nhỏ các hoạt động và sơ đồ tầng của mình thành các con số. Chúng tôi cần số lượng phòng hội thảo này, chúng tôi cần số lượng phòng trò chuyện trực tiếp này, số lượng khu vực tiếp khách nơi bạn có thể đặt máy tính xách tay của mình lên đùi và chỉ cần làm việc.”

Cài đặt phù hợp, đặt đúng vị trí

Những hiểu biết sâu sắc như thế này đã giúp Harry’s và nhóm thiết kế từ Studio Tractor biến văn phòng mới thành một cảnh quan đa dạng với các bối cảnh mà họ có thể tin tưởng sẽ hỗ trợ đầy đủ các hoạt động – không dễ dàng gì trong không gian mới hầm hố của Harry. Mark Kolodziejczak, một kiến ​​trúc sư tại Studio Tractor cho biết: “Với diện tích 2.415 mét vuông, bí quyết là đảm bảo không gian không giống như một thị trấn ma. “Với Living Office, bạn có các cài đặt khác nhau hỗ trợ các hoạt động khác nhau. Các cài đặt được phân tán, nhưng chúng cho phép các hoạt động diễn ra gần nhau một cách có ý nghĩa.”

Giờ đây, nhân viên có Không gian Họp chính thức, nơi họ có thể thuyết trình trước các nhà đầu tư tiềm năng, các Cove nhỏ dành cho các cuộc trò chuyện thân mật và các Tổ ong nhộn nhịp, nơi các đại diện dịch vụ khách hàng có thể trao đổi qua email hoặc trò chuyện nhanh với đồng nghiệp. Trong Cài đặt Clubhouse, các nhà thiết kế đồ họa có thể dễ dàng tạo cùng nhau. Và nếu một nhiệm vụ đòi hỏi sự yên tĩnh, mọi người có thể cắm trại ở Havens: những căn phòng kín hoàn hảo để gọi điện thoại hoặc suy nghĩ thấu đáo các vấn đề.

Với tất cả sự đa dạng này và quyền tự do làm việc trong môi trường phù hợp nhất với nhu cầu của họ, nhân viên của Harry rất hào hứng chuyển đến không gian mới. Nhưng thử nghiệm thực sự đã đến sáu tháng sau khi Herman Miller đăng ký để xác định xem những cài đặt này có thực sự giúp nhân viên kết nối dễ dàng hơn và hiệu quả hơn hay không. Để làm được điều này, Herman Miller đã tiến hành nghiên cứu tại chỗ, mạnh mẽ bằng nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm quan sát tại chỗ và khảo sát sâu rộng giữa các lãnh đạo và nhân viên.

Một nhân viên đã viết trong một cuộc khảo sát: “Bố cục mới cho phép giao tiếp miễn phí với các đồng nghiệp từ tất cả các bộ phận. Nhưng nó đủ thoải mái và yên tĩnh để giúp bạn tập trung.”

Cho Serendipity thêm không gian

Cài đặt không phải là thứ duy nhất giúp mọi người làm việc cùng nhau tốt hơn. Các hành lang và khu vực mở chiếm 58% sơ đồ tầng cũng khuyến khích mọi người kết nối. Các khu vực kết nối này mang đến cho mọi người nhiều cơ hội hơn để di chuyển, gặp gỡ nhau và chia sẻ ý tưởng – nhiều hơn so với vị trí cũ của họ, nơi chỉ có 37% bố cục được dành cho lưu thông.

Rachel Peck, Quản lý nhân viên cho biết: “Ở không gian cuối cùng, tôi có cảm giác như mọi người không di chuyển vì không có lựa chọn nào khác hoặc họ di chuyển vì tuyệt vọng. “Ở đây có các lựa chọn và tính linh hoạt.”

Adjacencies thúc đẩy hiệu quả

Khi bắt đầu dự án, nhóm lãnh đạo của Harry cũng đã xác định “Tăng cường hiệu quả” là một động lực kinh doanh quan trọng. Ưu tiên này gắn liền với mong muốn của nhân viên về một quy trình làm việc liền mạch và có cấu trúc hơn, mà họ đã thể hiện trong quá trình khám phá. Sơ đồ tầng mới có tổ chức, hiệu quả đang biến điều này thành hiện thực.

Newlin cho biết: “Chúng tôi có nhóm tiếp thị ngồi cạnh nhóm thu hút khách hàng, những người hàng ngày có hàng tá cuộc trò chuyện. “Tôi nghĩ rằng điều này thực sự cho phép một cách tiếp cận hợp lý hơn đối với cách họ làm việc. Nó cũng cho phép chúng tôi mất ít thời gian hơn giữa các nhiệm vụ nhất định.”

Cuộc khảo sát nhân viên cho thấy mọi người đang chú ý đến mức độ hiệu quả mới này. Chỉ 29% mọi người cho rằng văn phòng cũ giúp họ làm việc hiệu quả, nhưng giờ đây 70% cho rằng không gian mới đang giúp họ thực hiện công việc nhanh hơn và tốt hơn.

Đưa thương hiệu vào cuộc sống

Khi bạn bước vào ngôi nhà mới của Harry – sáng sủa, cởi mở, sôi động nhưng không hỗn loạn – thật dễ dàng để tin rằng không gian mới sẽ giúp công ty chuyển hướng sang động lực kinh doanh thứ ba: thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu. Bất cứ ai đến thăm không gian sẽ hiểu rõ về loại hình công ty mà họ sẽ làm việc. Thương hiệu và văn hóa của Harry thể hiện rõ ràng trong các lựa chọn thiết kế lớn hơn cũng như các chi tiết nhỏ – từ khu vực trưng bày với dao cạo râu có màu sắc rực rỡ và các lọ kem cạo râu và kem dưỡng da, đến màu xanh nổi bật từ logo của công ty.

“Tôi sẽ gặp ai đó mà tôi nghĩ có thể rất phù hợp với Harry. Và bước tiếp theo của tôi luôn là, ‘Hãy đến văn phòng của chúng tôi. Chỉ cần đến kiểm tra chúng tôi, ‘Raider nói. “Tôi nghĩ bởi vì chúng tôi rất tự hào về không gian của mình, nó nói lên điều đó cho tất cả những ai đến đây. Họ giống như, ‘Ồ, điều này thật tuyệt. Nó được thiết kế tốt, nó mở, nó hợp tác.’ Thương hiệu ngay lập tức trở nên sống động.”

Peck đồng ý: “Mỗi lần tôi đưa khách đến đây, mọi người đều ấn tượng với không gian. Thật tuyệt khi cuối cùng cũng được ở trong một không gian dành cho người lớn, nơi bạn cảm thấy thoải mái khi mang theo bạn bè, ứng viên và nhà đầu tư.”

Cuộc khảo sát nhân viên cũng nhấn mạnh tình cảm này. Trước khi di chuyển, chỉ có 47 phần trăm nhân viên tự hào đưa khách đến văn phòng. Trong không gian mới, 98% nói rằng họ cảm thấy tự hào khi đưa ai đó đến thăm.

Mang đến cho mọi người những gì họ cần

Với nơi làm việc mới, Harry’s đang đáp ứng nhiều hơn nhu cầu kinh doanh của họ: họ cũng đang đáp ứng các nhu cầu cơ bản của mọi người, chẳng hạn như an ninh và quyền tự chủ. Lấy bảo mật, ví dụ. Khi một văn phòng cho phép mọi người hoàn thành công việc một cách thoải mái, trực quan, mọi người có thể bớt lo lắng hơn và tập trung hơn. Newlin đã có thể thấy điều này xảy ra trong văn phòng mới của họ. Newlin nói: “Bạn có thể bước vào không gian này và biết chính xác những gì bạn cần làm trong ngày, nơi bạn phải làm việc và nơi bạn có thể cất giữ đồ đạc.

Mọi người cũng cảm thấy như nhu cầu về quyền tự chủ của họ đang được đáp ứng; họ đánh giá cao việc họ có quyền lựa chọn các cài đặt và quyền tự do làm việc trong những cài đặt phù hợp nhất với họ. Kết quả khảo sát xác nhận điều này: 83% nhân viên nói rằng họ có các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của mình và 60% nói rằng họ có khả năng chọn nơi họ có thể làm việc trong văn phòng. Newlin đã nhận thấy tác động tích cực đến sự hài lòng của nhân viên. Newlin cho biết: “Chúng tôi có nhiều không gian hơn để mọi người có thể làm việc mà không bị cản trở bởi các cuộc trò chuyện riêng tư. “Mọi người dường như cảm thấy hạnh phúc hơn trong không gian nơi họ làm việc.”

Sự cải thiện tinh thần của nhân viên này được chứng minh bằng kết quả của Khảo sát Leesman của Harry, đo lường hiệu quả tại nơi làm việc và sự hài lòng của nhân viên đối với nó. Trong khi chỗ ở trước đây của Harry thu được số điểm tầm thường là 48,4 trên 100, thì trụ sở mới của nó nhận được số điểm 71,9 – cao hơn gần 12 điểm so với Điểm chuẩn toàn cầu của Leesman là 60,1.

Chuẩn bị cho sự tăng trưởng

Không phải nơi làm việc mới là hoàn hảo – Harry’s đã phải đặt thêm đồ nội thất để hỗ trợ đội ngũ nhân viên ngày càng tăng của mình và thực hiện một số điều chỉnh về cách bố trí để phù hợp hơn với quy trình làm việc của nhân viên – nhưng đó chính là mục đích của Living Office. Đó là một hệ thống tạo môi trường làm việc với nhiều cài đặt có chủ đích có khả năng phát triển và thay đổi một cách tự nhiên như những người làm việc trong môi trường đó.

Raider nói: “Theo nhiều cách, tôi cảm thấy như chúng ta có một Văn phòng Sống. “Tôi biết từ sống có nhiều nghĩa. Tôi nghĩ một là đó là văn phòng mà chúng ta cảm thấy như mình có thể sống trong đó, và điều đó làm nổi bật hành động và sự sống động trong cách chúng ta tương tác. Một điều khác là nó có thể liên tục phát triển và bạn có thể học hỏi. Và điều đó rất phù hợp với cách chúng tôi nghĩ về việc phát triển doanh nghiệp của mình. Chúng tôi thực sự vui mừng được tiếp tục biến nơi này thành Văn phòng Sống.”

Nguồn dịch: Herman Miller